職場の経費を見直すにはコピー機(複合機)が手っ取り早いって知ってた?複合機とは?その料金は?

どこの職場にも大抵一台はあるのが『コピー機』、またの名を『複合機』ですよね。

大事な時に詰まってくれたり、トナーが無くなったりしてイライラしてる方も多いのでは?

でも、やはりコピー機が無いと現代のビジネスは話になりません。

ペーパーレスの時代とは言えども、まだまだコピー機は会社の主役!という所も多いでしょう。

そんなコピー機なんですが、実はめっちゃくちゃ金食い虫だって知ってました?

職場の経費を見直すには、コピー機について知ることが経費削減につながります。

コピーをとったら上司が怒るのってなぜ?

従業員の方であれば、会社がどんな料金でコピー会社と契約しているのかを知らない方も結構多いと思います。

…っていうか、ほとんどの人は気にしてません。

よく上司に、コピー機を使っていると眉をひそめられて小言を言われる…なんて事ないですか?

「高いんだから無駄遣いするな!」

とか言われたり。

たかだか紙切れの10枚や20枚でうるさいなー!と感じていらっしゃる方はきっと多いと思います。

ところが・・・

これって結構死活問題だったりするんです。

おそらく上司は契約内容を知っているか、さらに上の上司からきつく言われているのでしょう。

コピー機の契約についてはこれから詳しくお話ししますね!

コピー機(複合機)とは

その前に、そもそも複合機ってなんじゃい?!というところからお話ししましょう。

複合機というのは、読んで字のごとく色んな機能が付いているという意味で、主に4つの機能を指します。

コピー機能

言うまでもなく、1番よく使うのがこの機能でしょう。

よくコピー機の事を何十枚機とか言いますが、これは1分間に何枚刷れるかを表していて、印刷の多いところほど早い機械を導入しているはずです。

FAX機能

FAXも最近では標準装備になってきて、何百件ものアドレスを登録できますし、コピーを取る要領でFAXも遅れるので非常に便利です。

スキャナー機能

これは紙の原稿を読み取ってパソコンなんかに飛ばせるというもの。こんな事も出来るんですねー。

プリンター機能

最後はプリンターです。パソコンから印刷できるという意味。

現代ではこれも無ければ話になりません。

これら4つの機能が複合機の基本です。

他にもフィニッシャーとか、冊子本とか、色んな機能をオプションでつけられます。その分、もちろん値段も上がりますが・・・。

そしてこれらの4つの機能のうち、トナーを使って印刷するものが料金の発生するものとなります。

なので、ただFAXを送ったとか、スキャナーでパソコンにデータだけ送った時は料金は発生しません。

「ほほー、これは便利やん!ほないっちょウチも導入しよかー。1台持ってきて〜!」と言うのはまだまだ早いです。

こんな段階で購入しようものなら、高い確率で足元見られてぼったくられますよー(泣)

コピー(複合機)にかかる料金は?

問題なのはここからです。

このコピー業界というのが、とにかく一般素人のわたしたちにはよく分からん世界なんです。

カウンターやらチャージ料やらトナー代やら、リース料やらレンタル料やら・・・

とにかく聞きなれない言葉で責められるわけですよ(笑)

「なんのこっちゃ。あーもうめんどくさい。なんでもいいから持ってこーい!」なんて思っちゃダメですよ。

今から簡単に説明します。

まず会社がコピー機に支払っているお金は、

①機械本体のお金  ➕  ②ランニングコスト

の2つです。必ずこの2つの料金を払っているはずです。では順番に考えましょう。

①機械本体価格は?

機械本体の料金は主に以下の【 3つの選択肢 】があります。

1. リース料

大抵の企業ではリースを組んで月々の支払いをしているようです。

ややこしいんですが、リースはローンとは違います。

ローンは月々分割で払って終われば自分の物になりますよね。

しかしリースは自分の物にはなりません

「はあ?なんだそりゃ٩(๑`^´๑)۶ なんで自分の物にならんのじゃい!」と思いますよね。

実はリースというのは リース会社がコピー機(複合機)を所有していて、企業がそのリース会社から借りている状態なのです。

つまり、コピー機販売店とお客さんの間にリース会社が入っている訳です。

このメリットはリース料を経費で落とせること、自然災害の保証が受けられたりする事などがあります。

また一括で払うよりも余裕を持って支払えるため多くの企業で導入してます。

リース期間が終われば返却するか再リースするか選べますが、再リースは1年単位で値段も格安になります。

2. レンタル料

これはリース会社を通さず、販売店に毎月決まった額を支払って使用します。

数千円から2万くらいが相場でしょうか?これは販売店によってもまちまちです。

3. 買取る

「そんなまどろっこしいのは性に合わん!一括で買い取っちゃるわ〜!」という方は、機械本体価格で買い取ります。

これがもちろん1番安くつきますが、会社の資産扱いになりますし、リース会社のような補償はありません。

まあそんなに深刻な事は無いですがね。でも雷が落ちた…とかの災害は心配です。

…という事で、まず機械本体のお金について見てきました。

必ず『リース代、レンタル料、あるいは一括』のいずれかで機械本体料金を払っているはずです。

②ランニングコストの料金

ランニングコストとは消耗品にかかるコストのことで、ペーパー代やトナー代がこれに含まれます。

さらにメンテナンス料やサービス料も含まれています。その主な方法は・・・

カウンターチャージ料

メーカによって呼び名は違いますが、要は 一枚刷ると幾らか ということです。

モノクロは何円、カラーは何円と決まっていて、枚数に応じて料金も上がります。

これが結構馬鹿になりません。

例えば1ヶ月にモノクロで1000枚刷るとしましょう。

モノクロのカウンター料金が1枚2円なら

1000×2円 2000円 で済みますが、

もし1枚5円なら

1000×5円 5000円

という事になります。

つまり同じ事をしていても、これだけの値段の差が毎月生まれてしまう訳です。

これを1年に換算すると3万6000円もの差が生まれますし、5年契約なら18万円も違ってきます。

コンビニの1枚10円なんて、べらぼうに高い事がわかります。

古い機械を使っているところや、ずっと同じ販売店とお付き合いしているような会社だとカウンター料金が高いままの可能性が高いです。

トナー購入

1枚辺り幾らというカウンター方式ではなく、トナーそのものを買っている会社もあります。

トナーだけを買って、無くなったらまた注文するというところです。

これはコピーの取り方によって変わってきますが、トナーをいっぱい使うベタベタの写真とかが多いところは勿体無いかもしれません。

ペーパー代

これはカウンターに含まれているところもあれば、 文具屋などで購入してるところなど様々です。

ざっと見てきましたが、コピー機(複合機)には必ずこの①機械本体代と②ランニングコスト代が発生しています。

会社がこれだけの(大抵は数千円から数万円。中には大きなところなら数十万円)お金を毎月コピー機に支払っている訳です。

まさにたかが紙切れ、されど紙切れ。

一人一人が意識するだけでも大きな効果がある訳ですね。

経費を削減するために

では最後に、自社でも経費を削減出来るのか調べて見ましょう。

※ まずリース料があと何回残っているか調べてください。まだまだ回数が残っていたら買い替えは損します!

リース料が残っていても、新しくした方が安くなるという場合に買い替えを検討しましょう。

契約を見直す

これは中々難しいかもしれませんが、やってみる価値はあります。

普通一度結んだ契約は変えられません。

しかし同じ販売店でず〜っと同じ料金であれば、一枚辺りの料金が高いままかもしれません。

その事を伝えなかった販売店に悪意があるかもしれませんし、その場合は交渉しても良いでしょう。

下げないのであれば「次回は別の販売店に相談する」と言えます。

契約は3社から見積もりを

購入する場合必ず3社くらいからは見積もりを取りましょう。

断るのが申し訳ないとか思う事はありません。

そういう世界ですから彼らも慣れていますし、それだけの誠意を見せなかったくらいに思っておきましょう。

「違う会社からも見積もりを取ってみる」と言った途端に、思いっきり値下げしてくるようなメーカーもあります。

何社か見積もりを取ると伝えておけば、最初からギリギリの値段で勝負してくるはずです。

ここで注意!

(リース代が安くてもカウンター料金が高いとかいう事もあるので、トータルで安くなるところを選びましょう。)

●まとめ●

コピー機は本当にお金を使います。しかも一般人にはそれが高いのか安いのか分からない事もよくあります。

しかしコピー機の見直しは、年間で数万〜数十万円も差が出てくる場合もあります。

コピーの無駄遣いを無くすのも大切ですが、もっと根本を見直す方が手っ取り早いと言えるでしょう。

特に契約時は慎重にならなければなりません。

その料金で今後5年も6年も払い続ける訳ですから。

見積もりは3社から、メーカーもいろいろ検討し競合させましょう。そうすれば大きな利益を守る事ができますよ!

その労力を時給に換算したらすごい事になるはずです。

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asapon

四国在住、30歳で第一子を出産した新米ママ。 アトピーを持っていまして、現在脱ステ7年目(ステロイドをやめる治療法)中です☆アトピーはすっかりキレイになりました! 妊娠から出産、育児、アトピーについての情報を主に発信しています。